Как Ростовский университет за два дня успешно перевёл весь вуз на онлайн-обучение

В рамках профилактики коронавируса Ростовский государственный экономический университет (РИНХ) полностью перевел учебный процесс в онлайн всего за два дня. Проректор по учебной работе университета Василий Боев поделился инсайтами и опытом решения масштабных задач в ограниченные сроки.

В целях реализации профилактических мер против коронавирусной инфекции многим образовательным учреждениям пришлось экстренно переводить учебные процессы в онлайн-формат. Наш университет не стал исключением. В жизни мало что происходит постепенно и упорядоченно, но события двух дней и их последствия я разобью на четыре шага.

Наш опыт вскрыл несколько интересных проблем, которые существуют в образовательной сфере, и подсветил наши неожиданные преимущества. На самых важных из них я остановлюсь более подробно в конце статьи.

1. Быстрые решения

В воскресенье вечером, 15 марта, мы получили приказ Министерства образования № 397, согласно которому необходимо перевести всю работу в аудиториях в электронно-информационную образовательную среду (ЭИОС).

Мы приняли ряд быстрых решений:

• перевести студентов на удаленное обучение как можно скорее;
• проинформировать всех участников о переходе в самые сжатые сроки;
• задействовать для перехода все инструменты — и те, что уже использовал университет, и те, что смогут предложить преподаватели.

В понедельник утром на занятия планировали выйти 20 тысяч студентов и 1000 преподавателей. С помощью мессенджеров, сообщества и группы университета в соцсетях за одну ночь мы проинформировали всех о новой системе обучения. Уже в понедельник не вышли очники, заочников перевели во вторник.

Конечно, понедельник стал тяжелым днем: срочно сделать скрипты для сотрудников с четкими инструкциями, согласовать потоки, отвечать на вопросы, создать горячую линию… Кроме этого, к нам приходили десятки срочных запросов на отчеты для правительства, министерства. Это была проблема номер один, от ее решения зависело многое. Взятие потоков информации под контроль и быстрое формирование четких шагов дало понимание — мы справимся.

2. Коллектив: переманиваем антагонистов на свою сторону

Для коллектива любые изменения — стресс и необходимость выйти из зоны понятного и комфортного. У многих первой реакцией стало активное сопротивление. Среди преподавательского состава мне нужны были не просто исполнители, но эмоционально вовлеченные последователи. Я обратился к опыту, описанному Крисом Андерсоном. Согласно ему, при хорошем, ярком пересказе событий слушатель способен испытывать настолько же сильные эмоции, что и рассказчик, который это пережил.

Наибольшее отторжение процессы вызывали у преподавателей за 50: большинство не привыкли работать с онлайн-сервисами

Я начинал общение с каждым из них с краткого пересказа фильма «Жизнь прекрасна», где отец и сын попадают в концлагерь, ситуация очень тяжелая. Отец предлагает сыну рассматривать происходящее как игру. А я предлагал им воспринимать освоение Zoom как игру. Мы не знаем, насколько удобно читать лекции людям за 50 в этом формате. Вы пробуете, выставляете этому сервису баллы, а мы по вашим оценкам формируем рейтинг. Его мы представим в рекомендациях другим вузам. Идея находила 146% поддержки.

Сама история, формат подачи и предложение делали из антагонистов вовлеченных последователей, геймификация работала по полной. Неожиданная подача и пример превращали критиков в адептов.

Читайте также:

Родитель, сотрудник, руководитель: как организовать свой день во время самоизоляции

Позже я вновь вернулся к тем, кто в начале дня был против изменений. Большая часть уже плодотворно работала, оставшаяся создала чат с негативом, где размещала скрины ошибок преподавателей и язвительные комментарии. Это было крайне деструктивно. Переломить ситуацию оказалось вполне возможно. Мой агент в группе каждые 5–10 минут начал давать пять-шесть положительных примеров из разных групп. В какой-то момент позитивного контента стало так много, что активность в группе начала сильно падать, а затем и вовсе сошла на нет.

3. Переходим в онлайн: много решений, один результат

Мы использовали сочетание жесткой централизации со свободным, креативным решением узких задач. Главное — сохранить контроль над усвоением учебной программы, убедиться, что все студенты получают полный объем знаний. Какие именно инструменты будут использовать преподаватели, имеет не столь большое значение.

Основой всей системы онлайн-обучения стал Moodle. Здесь собирается главный цифровой след образовательного процесса: данные об активности преподавателей и студентов, посещаемость занятий, результаты тестов, эссе, исследований. Собранную базу заданий анализируют и оценивают в дата-центре университета с помощью технологий ИИ.

Технически в пространстве Moodle можно создавать полноценные курсы, но кому-то для его освоения требовалось время, которого у нас не было. Здесь помогли решения, приходящие от преподавателей:

• кто-то транслирует лекции через YouTube, читает чат и отвечает на вопросы;
• кто-то использует Zoom и Google Teams;
• некоторые проводят стримы на Twitch;
• в Google Forms обучающиеся решают тесты, участвуют в опросах, сдают эссе;
• в Sutori ведут совместный конспект;
• в Zulip структурируют материал;
• Miro подходит для генерации идей во время вебинара.

Сейчас весь образовательный процесс проходит только удаленно — лекции, практики, лабораторные, семинары, групповые работы, проектная деятельность.

Социальные сети: пожар мнений

Начал нарастать шквал запросов с внешней стороны. К решению этой проблемы мы не могли приступить сразу, а когда начали ею заниматься, из искры уже разгорелось пламя. Нашлись и те, кто поднял панику через СМИ. Одна из студенток заочного отделения обратилась к новостному паблику с просьбой разобраться, почему очники перешли на онлайн-обучение, а заочники все еще учатся в аудиториях.

Такие моменты решать нужно очень быстро, иначе разрозненные вопросы могут перейти в массовую панику. В качестве срочной меры мы подготовили короткий официальный ответ, а затем выпустили пресс-релиз в RND News24 — крупном новостном СМИ Ростова-на-Дону в инстаграме. Самые посещаемые информационные СМИ города уже в понедельник разместили у себя наш пресс-релиз. Публикации сделали «Коммерсантъ», 161.ru, «Ростов Газета», Privet-Rostov.ru и другие.

Здесь я хочу обратить внимание на очень важную, но совершенно не очевидную истину — насколько важно для университета иметь в штате или на постоянном контракте опытного PR-менеджера. В кризисной ситуации нас могла захлестнуть волна негодования. Посыпались бы запросы, звонки родителей и обучающихся, которых ввели в заблуждение. Это могло парализовать всю работу.

Но помогло, что ещё за месяц до этих событий в медиацентре начал работать SMM-специалист

К моменту перевода университета в режим карантина мы уже объединили все сообщества студентов с основным аккаунтом и могли контролировать распространение верной информации. СММщик быстро отвечал на вопросы в комментариях и сообщениях.

Эта история наглядно показала, что университету невероятно важно сотрудничать с минимальным набором медиаспециалистов. СММ-менеджер, журналист-копирайтер, PR-специалист — эта связка способна справиться с потоками запросов и донести до общественности верную информацию.

Такие выводы сделали далеко не многие университеты. Если посмотреть резюме на hh.ru, SMM-специалистов с работой с институтами за пределами Москвы почти нет. Уверен, в посткоронавирусном мире таких специалистов будет больше.

Согласование действий тысяч людей в сжатые сроки

Преподаватели с пониманием отнеслись к новой форме работы. Многие были уже знакомы с онлайн-решениями, кто-то быстро освоился.

При этом возраст не играл большой роли: одному из самых продвинутых пользователей Moodle за 50. Конечно, были и те, кому было сложно быстро перейти на удаленную систему преподавания. В основном реакция была положительной.

Мнения студентов о новом формате занятий разделились. Тем, кто может легко организовать себя, удаленка позволила распределить время еще более эффективно: можно провести время с семьей или уделить больше внимания саморазвитию. Другие отметили главный минус — отсутствие живого общения с преподавателями и сокурсниками.

Сам процесс перехода от живого общения к удаленной учебе был осложнен риторикой некоторых СМИ, которую подхватили студенты: «У нас все в порядке, коронавирус придумали». Приходилось маневрировать между Сциллой и Харибдой. С одной стороны, есть сроки перехода и объективное понимание нарастания статистики зараженных, с другой — народ считает вирус чем-то далеким и ненастоящим. Справиться с ситуацией помогло сочетание нескольких факторов:

1. Мобилизация

Важная способность каждого из нас и нашей системы в целом. С необходимостью срочного перехода на удаленное образование столкнулись университеты многих стран, но далеко не все из них смогли перестроиться молниеносно, одним рывком. Например, Гарвардский университет отвел на переход две недели. Одна из базовых черт российского научного сообщества — быстрая адаптация. В этом кейсе она помогла нам моментально найти оптимальные решения срочных задач и перестроить систему обучения без потери объема знаний.

2. Подготовленная база

Уже в прошлом году мы начали вводить изменения, позволяющие сделать управление учебными процессами более централизованным, а саму систему — более гибкой. Проработали сразу несколько сфер:

• начали активнее работать с Moodle, чтобы расширить возможности образовательного процесса;
• наняли SMM-специалиста, который не только развивал социальные сети университета, но и стал своеобразным посредником между руководством и сообществами студентов;
• начали формировать навыки работы с созданием онлайн-курсов у инициативной части профессорско-преподавательского состава университета;
• планомерно внедряли в учебные планы проектную работу (в том числе и в удаленном формате).

Все это не было предвосхищением текущей ситуации. Никто не ожидал, что в 2020 году нужно будет сделать рывок перехода с привычного формата образования в онлайн-среду. Но уже тогда были видны точки роста, с которыми мы начали вовремя работать.

3. Работа внутри системы и вне её

Большое значение имела слаженная работа руководства университета и пресс-службы. Мы не только решали вопросы внутренней реорганизации процессов, но и отслеживали информационное пространство вокруг. В течение суток разместили верную информацию в СМИ:

• подготовили пресс-релиз;
• дали официальный ответ на публикацию с ошибочными сведениями;
• распространили указания среди обучающихся с помощью официальных пабликов;
• сделали скрипт ответов на частые вопросы, которые появлялись в сообществах университета.

Важно было не делать пауз, не дать паникерам возможность домыслить и внести сумятицу в происходящее. В такие моменты вспоминается история с нераскрывшимся кольцом на Олимпиаде в Сочи. В первые пару минут всем показалось, что это просто кошмар, но PR-команде удалось сделать из ситуации позитивное воспоминание и даже продать сувениры с непредвиденной символикой.

Читайте также:

Самоизоляция и я: как выжить, если ты школьный учитель и мама двоих детей

Важно работать не только с официальными СМИ, но и с лидерами мнений в социальных сетях: отслеживать теги вуза; реагировать на сигналы от студентов из групп и в мессенджерах WhatsApp, Telegram, Viber.

4. Пространство для креатива

В отличие от западных примеров перехода, где каждый институт жестко регламентирует список сервисов, мы оставили пространство для креатива. И здесь — как в фильме Лошака о русском интернете: там, где у наших людей есть свобода и цель, они способны добиваться поразительных результатов для всего мира.

Уже сейчас сообщество преподавателей самостоятельно делает выводы о разных инструментах на основе опыта друг друга. Так мы можем найти наиболее эффективное сочетание сервисов для каждого предмета. В будущем этот опыт приведет к формированию более четких правил взаимодействия.

5. Баланс серьёзного и интересного

Нам удалось сохранить баланс между тремя составляющими больших и срочных перемен:

• Это серьезно. Перевести на обучение в ЭИОС необходимо 100% студентов, и сделать это надо быстро. Значит, каждому придется отложить планы и сосредоточиться на решении задачи.
• Без паники. Перегнув с серьезностью задания, можно вместо работы получить панику, неуверенность и даже апатию. Здесь отлично помогает настрой на игру — то, где есть четкие правила, где каждый вовлечен в результат.
• Давайте воспринимать это как игру. Эффективность такого представления ситуации отлично иллюстрирует фильм «Жизнь прекрасна». Военный пример со счастливым концом. Какой еще образ мог бы мотивировать лучше?
• Важно: никогда не позволяйте тем, кто устраивает истерику или недоумевает, используя тысячу знаков препинания и эмодзи, ставить под сомнение ваши решения. Выводите их на личный разговор и снимайте возражения.

Что дальше?

В итоге мы получим большой опыт работы с различными инструментами и сможем сформировать несколько пакетных вариантов для повышения квалификации преподавателей. В глобальном масштабе много сформированного и систематизированного контента позволит людям, заинтересованным в знаниях, проходить обучение полностью дистанционно, закрывать узкоспециальные пробелы в знаниях, осваивать целые специальности полностью с помощью видеолекций.

Для всех участников сферы образования это возможность расширить охват своей аудитории и укрепить имидж. Уже очевидно, что большой рост случится у сервисов удаленных коммуникаций, таких как Zoom (их акции уже выросли на 40%), Miro, Google Classroom и другие.

Те образовательные учреждения, которые смогут быстро развить у себя удаленные курсы, получат большое преимущество. Рывок, который вы сделаете сейчас, принесет пользу и после окончания борьбы с коронавирусом.

Если в вашем штате или на аутсорсе еще нет СММщика и PR-менеджера, пора срочно их нанять. Социальные сети уже давно стали и местом формирования мнений, и стратегически важным ресурсом, который помогает управлять потоками информации и привлекать новых обучающихся.