Для участия в родительском комитете требуются крепкие нервы. Распланировать траты на учебный год, собрать с родителей нужную сумму, закупить всё необходимое и не забыть выделить деньги на подарок ко дню рождения классного руководителя: на это может уйти гораздо больше времени и сил, чем кажется. Но можно наладить работу комитета так, чтобы всё успеть и сохранить нервные клетки. Как это сделать, «Мелу» рассказала генеральный директор Яндекс.Денег Мария Грачёва.
1. Распределите задачи
Чтобы справляться с задачами комитета, достаточно всего четырёх человек. Нужно чётко распределить между ними роли: казначей, закупщик, организатор и хозяйственник. Казначей собирает деньги и следит за тем, чтобы каждый родитель сдал нужную сумму. На эту роль необязательно назначать опытного бухгалтера — подойдёт любой человек. Главное — ответственность. Закупщик покупает всё необходимое и отчитывается о тратах. Обычно это мама, которая любит шопинг и может найти всё, что нужно, по хорошей цене. На роль организатора лучше всего подойдёт человек, способный устроить любую экскурсию, проследить, чтобы на неё записались все желающие и вовремя прибыли на место сбора. Хозяйственником можно назначить деятельного папу, который возглавит ремонт класса на каникулах и подскажет закупщику, какие стройматериалы понадобятся, а ещё лучше — купит их сам. При таком распределении ролей каждый член родительского комитета занимается тем, что ему ближе всего. Например, я не люблю ездить за покупками, зато разбираюсь в онлайн-платежах и использую их в обычной жизни — поэтому я казначей.
2. Спланируйте траты
Список покупок на учебный год, конечно, лучше было составить на родительском собрании до 1 сентября, но если не успели — составьте его как можно скорее. Основную часть денег тоже желательно собрать уже в начале учебного года. Чтобы понять, какую примерно сумму нужно будет сдать каждому родителю, посчитайте, сколько всего нужно на год: канцелярских и хозяйственных товаров, запланированных развлечений (праздники, экскурсии и прочее). На собрании вместе с другими родителями можно обсудить, что действительно нужно, а от каких трат можно отказаться. На хозтовары в среднем мы сдаём от трёх до пяти тысяч рублей — эту цифру мы заранее согласовываем, и потом никому из родителей не приходится объяснять, почему мы собираем именно столько, а не тысячу или две. Кроме запланированных расходов бывают и неожиданные: например, в Третьяковской галерее открывается выставка работ Айвазовского. Конечно, трудно просчитать такие траты заранее, но заложить хотя бы приблизительный бюджет на них будет нелишним.
3. Собирайте через интернет
Иной раз сбор денег превращается в настоящую головную боль. У кого-то из родителей на собрании не оказалось при себе нужной суммы, другой забыл кошелёк дома, а третий вообще не смог прийти. Вряд ли казначей станет бегать всю осень за другими родителями — начнётся передача конвертов с деньгами через детей, а они их могут забыть или даже потерять. В такой ситуации любой человек схватится за голову. Решение простое — собирать деньги через интернет.
4. Создайте общий кошелёк
Когда меня выбрали казначеем, мы сразу завели общий электронный кошелёк — прямо на собрании, за минуту. Первым делом мы его идентифицировали, чтобы увеличить лимиты платежей: по закону для анонимных счётов они не очень большие. Затем каждый родитель получил листок с подсказками, как отправить перевод на общий кошелёк — с банковской карточки, со счёта мобильного номера или, например, через платёжный терминал. Это очень удобно. Во-первых, никому ни за кем не надо бегать — родитель может сдать деньги, находясь на собрании, дома, на работе, в командировке или даже отпуске. Во-вторых, не нужно отправлять ребёнка в школу с крупной купюрой. В-третьих, проверить баланс общего кошелька может любой член родительского комитета. А вот заплатить из кошелька может только закупщик — одноразовые платёжные пароли приходят по смс на его мобильный номер.
5. Напоминайте по почте
В повседневных заботах любой, даже самый ответственный папа может забыть, что нужно сдать деньги на канцтовары. Но можно ненавязчиво напомнить об этом. Из электронного кошелька можно разослать счета-напоминания всем родителям по электронной почте. Им придёт письмо, в котором будет написано, на что и какую сумму нужно сдать, и там же будет кнопка для мгновенной отправки денежного перевода на эту сумму в кошелёк класса — например, с банковской карточки.
6. Заведите общую карту
Большинство товаров лучше покупать онлайн — это удобно и экономит время. Например, мы чаще всего заказываем в интернет-магазинах подарки к праздникам, книжки, канцелярские товары, билеты на экскурсии, электронику и расходники. Я собираю нужную сумму на кошелёк, а закупщик оплачивает из него онлайн-заказы с помощью одноразовых паролей. Но иногда проще купить какие-то товары в ближайшем гипермаркете и сразу завезти в школу. Для таких случаев мы завели общую банковскую карту. Её баланс равен балансу кошелька, а стоит она всего 199 рублей. Закупщик всегда носит её с собой, и другие родители могут в любой момент посмотреть, когда и сколько с неё было потрачено. Если же нужно срочно купить торт в магазинчике у метро, а там принимают только наличные, то с карты можно снять деньги в любом банкомате.
7. Рассказывайте о расходах
В ещё недалёком прошлом на собраниях родители рассказывали, на что они израсходовали деньги комитета. И хоть слушать это никому не нравится, всё же прозрачность трат очень важна. Чтобы держать родителей в курсе того, на что именно уходят общие суммы, можно подключить к кошельку бесплатный аудиторский онлайн-сервис. С его помощью можно будет рассылать родителям по электронной почте ссылку на готовый отчёт обо всех расходах — как по кошельку, так и по банковской карте.
8. Собирайтесь на собрания онлайн
На родительские собрания может уходить много личного времени — и мы стали общаться онлайн. Пробовали и вебинары, и групповые созвоны, но они отнимают почти столько же времени, сколько и обычные встречи. Удобнее пригласить родителей в отдельный чат мессенджера, к примеру — вотсап или телеграм. Так можно вместе с учителем обсуждать важные вопросы и новости класса. Туда же можно бросить ссылку на интересный спектакль или фотографию возможного подарка к выпускному, и если в ответ прозвучало несколько «ура», «давайте!» и «согласны!» — бросить прямо в общий чат ссылку на перевод денег и инструкцию, где и во сколько встречаемся.
Ещё можно завести общую группу в любой соцсети, чтобы общаться там не в реальном времени, а кому когда удобно, загружать фотографии с праздников и добавлять ссылки на интересные места, куда дети могут отправиться все вместе.
