BabySCRUM против бардака в детской. Учим ребёнка поддерживать порядок
Скоро год, как мы придумали babySCRUM и начали учиться с сыном Никитой управлять делами. И вот щупальца оптимизации дотянулись и до святая святых: барахла, которым годами зарастала его комната. Идея была не только в соблюдении порядка, но ещё и в том, чтобы обучить Никиту эффективным навыкам и хорошим рациональным установкам, которые будут помогать ему в жизни.
На самом деле, для меня как родителя важен не только сам порядок в комнате, тем более, что на минимальном уровне всё и так было более-менее приемлемо. Вещи не валялись на полу (ну, чаще всего), раз в неделю делалась уборка, по нашей убедительной просьбе рабочий стол расчищался.
Итак, идея не только в порядке, но в обучении важным и полезным бизнес-навыкам. Именно поэтому изменения у нас происходят совсем небыстро, ведь моя забота — это не только то, что происходит с его вещами, но и то, что происходит у него в голове в ходе этой работы. Мы много обсуждаем, анализируем, ищем решения, рефлексируем и дискутируем.
Всё растягивается во времени ещё и потому, что в будние дни мы видимся совсем чуть-чуть: Никита рано встаёт, чтобы успеть в школу и, соответственно, рано ложится, а я, наоборот, поздно приезжаю с работы. С другой стороны, это дополнительно стимулирует нас постоянно использовать SCRUM-доску, с помощью которой мы подводим итоги дня и планируем следующий.
В общем, на примере рационализации использования пространства комнаты и внедрения практик «автоматического» поддержания порядка, мы, по сути, осваиваем многие принципы и инструменты управления делами. Я использовал в решении этой «детской» проблемы свой взрослый опыт из «Банды умников», консалтинга, HR и предыдущих проектов. В ход пошли управление внедрением изменений, методология управления пространством из бережливого производства, эргономика из инженерной психологии, ментальные карты, критериальная оценка и другое. Но обо всё по порядку!
1. Картируем пространство и вещи
Один из принципов наведения порядка в чём угодно — в проектах, в делах, в покупках, в электронной почте или в вещах — это начинать с того, что вынести всё для анализа на бумагу (ну или в другой удобный для обзора электронный вид). К примеру, если мы хотим спланировать перестановку мебели в комнате, то намного удобнее сделать это с помощью масштабной схемы на бумаге или в специальной программе, чем таскать туда-сюда реальные шкафы и диваны.
Это даёт возможность нагляднее оценить ситуацию, виртуально попробовать разные варианты и выбрать лучший из них без особых усилий. Собственно, поэтому мы начали с составления большой ментальной карты, на которой отображены все места хранения в комнате и то, что в них хранится.
Конечно, я сам, наверно, мог бы навести порядок в Никитиной комнате за несколько часов и без всяких карт, мой взрослый жизненный опыт и деловые навыки позволяют это сделать «на глаз». Но ребёнку это не по зубам, для него процесс надо разбить на наглядные этапы, и ментальная карта отлично подходит для начального анализа ситуации.
Кроме того, если я просто дам указания, что куда разместить и как хранить — это будет «мой» порядок, Никита же ничего не вложит в разработку этой системы хранения, не будет её ценить, у него не будет мотивации и поддерживать такой порядок. Помимо этого он сам не усвоит, как это делать, а в этом всём деле важен не столько материальный результат (порядок в комнате), сколько качественный процесс, в ходе которого у ребёнка формируются деловые компетенции.
С другой стороны, ментальные карты — классный инструмент во многих ситуациях, и наведение порядка в комнате — замечательный практический повод, чтобы научиться их использовать. Мы работали в приложении MindManager, из веб-сервисов могу порекомендовать MindMeister, который мы используем для командной работы в «Банде умников».
Ментальные карты — простой и естественный инструмент, поэтому объяснить его ребёнку можно за 15 минут
Вот центральная область, первый уровень структуры в нашем случае — это места хранения в комнате.
Иногда места хранения удобно раскладывать в два уровня структуры. Например, разбивать шкаф на отсеки или тумбочку на ящики, вот так:
Дальше мы вносим в ментальную карту все вещи, которые содержатся в этих местах хранения. На это может уйти пару часов, но в целом это не так долго, как может показаться (с учётом того, что Никита уже умеет сносно набирать текст).
В процессе он часто вскакивал и бежал проверять, что же лежит в том или ином месте, пару раз обнаруживал места хранения, про которые изначально забыл, и вносил их.
В итоге получилась вот такая грандиозная карта. Когда я распечатывал её в офисе (это было нужно нам для дальнейших этапов процесса), многие коллеги заявили, что им обязательно нужно сделать что-то подобное, чтобы навести порядок в своих вещах.
Конечно же, в процессе мы много всего обсуждали. Я показывал Никите другие ментальные карты, к примеру ту, которую мы используем в адаптации новых сотрудников, или те, что используем в планировании. Мы обсуждали, почему вообще возникает беспорядок и рефлексировали, почему так сложно наводить порядок в вещах.
Ещё нам нужно было решить, разбирать ли все места хранения «до винтика» или особо не вникая, так и писать «коробки с разными железками» и «какие-то штуки в жёлтом пакете». Решили на этом этапе не слишком заморачиваться.
Дальше стало понятно, что это было правильным решением. Доскональная детализация не слишком нужна, чтобы двигаться дальше. Если бы мы стали углубляться в детали, то, скорее всего, завязли бы в процессе, потеряли пыл и мотивацию.
2. Используем для оценки критерии и шкалы
Карту мы делали не для красоты, а для анализа и принятия решений. И теперь пришла пора этим заняться!
Одна из идей оптимизации хранения, которой мы придерживались, звучит так: «Горячие» вещи должны лежать в «горячих» местах, «холодные» — в «холодных». Иными словами, вещи, которыми мы пользуемся часто (например, повседневная канцелярия), должны лежать в легкодоступных («горячих») местах. Вещи, которыми мы пользуемся совсем редко, можно смело убирать на самые дальние антресоли. Ну, разумеется, кроме вещей вроде огнетушителя или аптечки первой помощи.
Для начала мы сделали критериальную оценку мест хранения: «горячие» вроде полок над столом или тумбы, отметили красным, «холодные», верхние полки на стеллаже или в шкафу, отметили голубым.
Теперь нам нужно было сделать аналогичную оценку вещей, но я предложил сделать ещё кое-что дополнительное.
Дело в том, что на оценку «горячести» вещей могут сильно влиять эмоции. Корзина с клубками и незаконченным вязанием, к которому вы не можете вернуться уже год, прямо кричит вам: «Я горячая!» У Никиты полно таких «эмоциональных якорей» вроде классной «очень нужной» фольгированной гофротрубы для вытяжки или крутых игрушечных пистолетов Nerf (и то, и другое по факту не использовалось им минимум год, но постоянно болталось на глазах, кочуя с места на место).
Мы обсудили с Никитой возможные признаки, по которым можно более точно дать оценку «горячести» и других важных свойств вещей. Я задавал каверзные вопросы, предлагал разные возможные ситуации. Что если вещь вообще не нужна, но у неё приличная рыночная стоимость? А если вещь не нужна мне, но, может быть, нужна кому-то другому? А если эти гильзы со стрельбища ценны для меня как память? Что есть эта коллекция минералов из похода, может быть, ещё пригодится для какого-то проекта в школе?
В итоге мы остановились на двух критериях оценки: «частота использования» и «важность в делах»
Для каждого назначили шкалу оценки и обозначения для ментальной карты.
Далее Никита проставил около предметов на карте соответствующие им обозначения.
У взрослых всегда есть большой соблазн «продавливать» свои решения, подменяя ими решения ребёнка. На этом этапе такое желание у меня временами стало появляться, но тут важно помнить, что оно полностью противоречит идее развития у ребёнка умений принимать решения и самостоятельно работать.
Если ребёнок ставит сломанному калейдоскопу «высокую важность», мы можем спросить, почему он так думает, даже привести свои аргументы, но принципиально это должно быть его суверенным правом!
Поэтому я очень старался остаться модератором и консультантом, чтобы все решения принимались самим Никитой
После оценки по этим двум критериям — «частота использования» и «важность» — уже получилось более объективно обозначить для вещей «горячий» и «холодный» статус. На карте стало хорошо видно, что «горячие» места хранения у нас забиты весьма «прохладными» вещами.
Понятно, что из-за этого в целом нужно тратить больше времени на то, чтобы доставать нужные вещи и больше времени на то, чтобы возвращать их на место. Если вещи сложнее возвращать на свои места, это значит, они будут реже оказываться на местах, и беспорядок может возникать за считанные часы! Особенно быстро завал возникает в максимально «горячих» зонах: на рабочем столе, на тумбочке, на кресле.
3. Начинаем менять карту: формируем в ней «специальные категории»
Оценка вещей по критериям привела нас к интересному выводу: многие из вещей, которые Никита по привычке хранит, вообще не используются. При этом они не несут сколько-нибудь ощутимой полезности или ценности, а шансы, что они пригодятся в будущем, ничтожны.
Следующая важная идея, которую мы обсуждали, была такой: вещи, которые мы давно не использовали, не используем прямо сейчас и на которые нет очень конкретного плана использования в будущем — пустая трата ресурсов на хранение.
Что же делать с такими «сомнительными» предметами, если просто так выбросить их ужасно жалко? Вот такие варианты остались у нас после небольшого консилиума:
- «Выбросить или сдать на утилизацию» — тут всё предельно понятно, их мы не храним.
- «Архив: учёба» — сюда попадают артефакты, имеющие какую-то «историческую ценность», прежде всего, тетради и выполненные задания.
- «Архив: поделки» — модели из бумаги, рисунки углём, валяние из шерсти и т. д. и т. п. Оба архива можно компактно упаковать и разместить в очень «холодном» месте хранения.
- «Отдать» и «продать» — для этих вещей на SCRUM-доске появляются соответствующие дела, чтобы вещи не «зависли» у нас дома.
Ещё у нас образовалось много штуковин, которые вроде и не нужны, но сразу вот так выбросить рука не поднимается. Ну то есть я бы их выбросил, глазом не моргнув, а Никита к этому не готов. Для них мы придумали категорию «Морозильник». Идея, в том, что всё это компактно складывается в коробки, на коробках пишется дата «через полгода».
Если за полгода эти предметы ни разу не пригодились — они выбрасываются. Ну или если будет очень жалко, можно будет часть выбросить, а для части назначить новый период «заморозки».
Сначала мы скомпоновали вещи по этим новым категориям на нашей ментальной карте, а потом уже перешли к следующему этапу — физическому разбору.
4. Физически начинаем разбирать вещи по «специальным категориям»
При разборе вещей лично у меня часто возникает момент, когда стоишь с какой-то штукой посреди комнаты и думаешь, что с ней делать. Когда таких штук много, над каждой приходится думать, а потом куда-то её нести и куда-то класть — процесс затягивается и очень утомляет.
В нашей технологии этап «подумать» мы уже в значительной степени прошли, работая с ментальной картой, это сэкономило массу времени и сил при физическом разборе вещей.
Светлая мысль, которую я постарался донести до Никиты на этом этапе:
Хранение вещей — это не бесплатное удовольствие, это требует ресурсов!
Мы привыкли к мысли, что бережное хранение вещей позволяет экономить, ведь, если они понадобятся в будущем, их не нужно будет покупать. Но за кадром остаются прямые и косвенные издержки!
1. В первую очередь в голову приходит стоимость квадратных метров, на которых мы храним вещи. В Питере этого около 100 000 рублей за кв. м — к примеру, чтобы разместить угловой шкаф, нам нужно вложить стоимость трёх классных велосипедов или весьма подержанной, но на ходу иномарки.
2. Чем больше вещей мы храним, тем больше времени нам нужно на поиск нужной вещи в случае необходимости. Иногда доходит до того, что вместо поиска нужного сверла на антресоли проще и быстрее купить его в магазине.
3. Нужно вкладывать энергию и время в то, чтобы разработать и поддерживать систему хранения: коробки, этикетки на них, полки, крючки, реестры и пр. Без системы хранения поиск многих нужных вещей может стать просто невозможным.
4. Вещи нужно поддерживать в порядке: вытирать пыль, перекладывать по мере добавления новых, выкидывать по мере полного устаревания, приводить в порядок после того, как всё пришлось перерыть в поисках необходимой вещи.
Хранение всего на свете ещё имело какой-то смысл в условиях тотального дефицита, когда какой-нибудь лист оргалита, кусок драповой ткани или дюбеля для мягкой кровли было проблематично купить в магазине в нужный момент, но сейчас это просто потеряло смысл.
Собственно, поэтому мы начали с отбора вещей из «специальных категорий»: от них можно либо избавиться, либо компактно упаковать и убрать туда, где они не будут мешать. А потом уже решили заняться оптимальным размещением действительно нужных.
Вещи по категориям (на «отдать» или в «морозильник») было очень удобно собирать по спискам в карте.
В процессе находилась и куча неучтённых вещей, которые тут же сортировались по кучкам на полу: «Это отдать папе, это на выброс, это в поделки»
Полки и ящики при разборе заметно обеднели: было поразительно, что большинство вещей, которые привычно лежали на виду, оказались вовсе ненужными. Несколько раз мы выносили мусор, в «морозильник» отправили две коробки. В комнате оказалось полно места для хранения!
Несмотря на то, что мне очень хотелось убедить Никиту радикально избавиться от ещё многих вещей, я держал себя в руках и оставался в роли «консультанта». Всё, что ему было сколько-нибудь жалко, он оставлял в «морозильнике» с датой разбора через полгода. Психологически это намного проще, поэтому процесс шёл быстро.
В итоге у нас освободилось чуть ли не половина стеллажа, большая часть тумбы с выдвижными ящиками, две из четырёх полок над столом — в общем, неожиданно много места!
5. Освобождаем рабочий стол и вводим для него правила
Для того чтобы можно было нормально пользоваться рабочим местом, оно, естественно, не должно быть полностью занято случайными предметами. В нашем случае на столе постоянно была куча «очень нужных» штучек, которые притягивались туда как магнитом, пара-тройка незаконченных дел, игрушки, железячки, рабочие инструменты и горка канцелярии.
На подоконнике около стола стоял накопитель для бумаг, в котором лежали какие-то бумаги и рабочие тетради из школы. Он загораживал свет из окна, не было какой-то системы его использования.
На этом этапе я старался максимально аргументированно объяснить принцип: рабочий стол должен быть свободным!
Чтобы это стало возможным, важно чётко определить, где должны оказаться вещи, которые его захламляют. Схема должна работать легко и удобно, иначе поддержание порядка не автоматизируется, а энтропия будет тянуть ситуацию по прежнему сценарию.
11 советов, как научиться не тратить время впустую
Наш план разбора получился несложным:
1. Оставили на рабочем столе только нужную («горячую») канцелярию. Лишнюю канцелярию особо не разбирали, скопом убрали в коробку, в бэклог на SCRUM-доску повесили дело «проверить канцелярию: наточить карандаши, проверить, какие ручки пишут». Это хорошая практика, чтобы в процессе системных изменений не «завязнуть» в мелочах. Программисты называют это «технический долг».
2. Хлам решили разобрать по нашим специальным категориям, а для «горячих» вещей выделить ящики тумбы (которые опустели на предыдущем этапе).
3. После разбора накопителя оказалось, что всё из него, кроме трёх рабочих тетрадей, идёт в макулатуру, и накопитель нам в принципе в комнате не нужен. Для черновиков поставили вертикальный лоток на полку над столом. Рабочие тетради получили полку в подвесной секции над столом.
4. Электроника, которая постоянно норовила оказаться на столе (планшет, ридер, наушники, зарядки), заняла первый выдвижной ящик тумбы около стола.
5. Одну из свободных полок над столом освободили и закрепили «для текущих проектов», которые часто являются причиной загромождения рабочего стола. Например, если нужно купить и сменить батарейки в Алисиной игрушке или прочитать инструкцию и настроить метеостанцию — эти вещи оказываются не на столе, а именно там. Если на столе начал собирать модель из конструктора, но не закончил — то, опять же, недоделанный проект можно убрать туда.
Ещё мы договорились отдельно понаблюдать, как на рабочем столе возникает беспорядок, даже сделали табличку «наблюдать, как и когда возникает беспорядок». Собственно, такая рефлексия — это рутинная практика для «бережливого производства». Ведь примечая, как возникают проблемы, намного проще менять принятые практики так, чтобы они не возникали.
6. Оптимизируем места хранения
Сначала мы планировали преобразовывать ментальную карту, чтобы спроектировать места хранения для всего. По факту оказалось, что в этом нет необходимости. После сортировки «специальных категорий» осталось не такое уж большое количество вещей, освободилось много мест для хранения, поэтому было несложно обсудить на словах, где что оптимально разместить.
Тут мы использовали несколько принципов:
1. Вещи одного типа лучше хранить в одном месте, чтобы их проще было находить, а при уборке — отправлять в нужные места
К примеру, большая часть книг хранилась на одной из полок, но некоторые из них лежали и в накопителе для бумаг, и в ящиках стола, и на стеллаже. Мы полностью освободили эту полку под книги и собрали там их все. То есть теперь если ты достаёшь книгу из рюкзака — она автоматически должна оказываться именно там. Или при уборке берёшь книгу с кресла — не думая ставишь её на эту полку.
2. «Горячие» вещи должны лежать в «горячих» местах, «холодные» — в «холодных»
Уже написал об этом выше, но эта ключевая идея оптимизации хранения, и здесь она снова нужна.
Настолки лежали на другой полке над столом, это «горячее» место — но они не так уж часто используются, поэтому мы убрали их в глубокую тумбу с дверцей. Туда же переехала большая часть настолок из гостиной.
Тяжёлую коробку «Архив: учёба» сначала закинули на самый верх стеллажа. Но оказалось, что она регулярно пополняется, а снимать её сверху и ставить обратно каждый раз сложно — поставили на полку пониже, где можно что-то в неё положить, не снимая с полки.
4 вредные привычки, которые мешают вам добиться успеха
Коробки «морозильник» заклеили и задвинули в дальний угол. Конструкторы и игровые наборы, которые Никите уже неинтересны, а для четырёхлетней Алисы ещё сложны, поставили на самые «холодные» полки.
3. В местах хранения должно оставаться свободное место, чем «горячее» вещи там хранятся, тем больше должно быть «воздуха»
Идея в том, что если шкаф переполнен одеждой, то будет сложно каждый раз доставать и вешать туда пальто — проще будет оставлять его на стуле. Поэтому для «горячих» полок и ящиков мы подразумевали, что остаётся 30-40% воздуха, а «холодные» вещи могут паковаться в коробки довольно плотно.
Средние полки стеллажа оставили наполовину свободными, чтобы там можно было вольготно, не до конца разбирая и упаковывая, оставлять какие-то конструкции из LEGO и другие текущие проекты (вроде разбирания на части сломанного проигрывателя или плетения из проволоки).
Пришлось немного повозиться с подбором подходящих коробок для «холодного» хранения спортивного оборудования и каких-то ещё вещей, которые нечасто используются.
Систематизацией хранения одежды Никиты недавно занималась Юля, моя жена, поэтому в этой области относительный порядок.
7. Закрепление успехов и поддержка изменений
Любое поддержание порядка не может происходить само по себе, это постоянная борьба с энтропией. Конечно, есть способы делать эту борьбу более простой и эффективной. Тут важно понимать, что позитивные изменения быстро деградируют, если ничего не предпринимать для их поддержания.
Как я уже говорил, мы старались поскорее закончить с системными изменениями, чтобы не растерять энтузиазм, а часть тактических вещей оставили «на потом». Эти дела были записаны на стикеры и помещены на SCRUM-доску, чтобы по мере возможностей их дотягивать. Там оказалось раздаривание сувениров одноклассникам, проверка работоспособности старых игрушек и т. д.
Чтобы порядок лучше поддерживался, очень действенно наклеить на все коробки подписи — что в них лежит, или даже клеить на коробку полный перечень того, что внутри. Это сначала кажется, что ты отлично помнишь содержимое всего-то нескольких ящиков, буквально через несколько дней вспомнить бывает сложно.
Аналогично этикетки можно наклеить на полки, на ящики тумбы или около крючков для одежды, это буквально притягивает вещи на свои места! Там с большей вероятностью будут оказываться именно те предметы, которые должны оказаться, или сразу будет бросаться в глаза, что там оказалось то, чему там не место. Тем более что после внедрения новой системы хранения постоянно будут возникать ситуации типа «где же теперь должны храниться инструменты? Ладно, положу пока здесь, потом разберусь…» Так начинают формироваться новые очаги беспорядка. Таблички, подписи и напоминалки помогают этого избежать.
Отдельно мы наметили провести три еженедельных обсуждения на тему того, что в новом порядке хранения вещей работает хорошо, а что не очень (аналог ретроспективы во взрослом SCRUM).
Почти невозможно с первого раза всё сделать идеально, всегда что-то можно сделать ещё чуть удобнее и практичнее
Тем более что финальные этапы мы делали во время каникул, а во время учёбы цикл использования вещей другой.
Основной смысл таких обсуждений — выявлять те моменты, которые работают плохо, и находить способы, чтобы их устранить. Нотация «быть более внимательным и аккуратным» ни в коем случае не работает как системный способ решения каких-то проблем, влиять на ситуацию она будет очень слабо.
К примеру, выясняется, что на полке над столом, выделенной для «оперативных проектов», уже две недели лежат одни и те же вещи. У этого может быть масса разных причин: может, эти вещи очень «горячие» и им нужно выделить «горячее» место, может, они, наоборот, «холодные» и просто застряли там. А может, это действительно оперативные проекты, но до них не доходят руки.
Исходя из причин, можно разработать и решение. Чаще всего это или изменение системы, или изменение регламентов. Например, мы можем решить, что при появлении вещи на этой полке на SCRUM-доску надо тут же клеить стикер с делом, которое нужно с ней провернуть. Или что раз в неделю эта полка разбирается (и тоже клеим стикер на доску). Или меняем нашу систему хранения — может нам нужно увеличить размер области для оперативных проектов, а может быть, наоборот, полностью отказаться от неё. Всё зависит от причин!
Такие обсуждения должны быть сфокусированы именно на содержательном анализе ситуации, а не на оценке поведения ребёнка. Их идея в том, чтобы находить способы, как сделать нашу систему поддержания порядка более удобной, чтобы она требовала как можно меньше усилий от участников процесса.
Скажете, что это всё слишком сложно для достижения порядка в комнате ребёнка? Не забывайте, что вторая наша цель — образовательная, и на этом практическом примере мы начинаем осваивать целый перечень бизнес-практик!
