Что такое SCRUM-доска и как она учит ребёнка управлять своими делами

Чтобы научить своего 12-летнего сына Никиту навыкам самоорганизации, мы стали использовать дома своеобразную версию методологии управления проектами SCRUM. Спустя полгода могу с уверенностью сказать, что это работает. Рассказываю о самой системе и её базовых принципах.

Сразу оговорюсь, я не фанат тайм-менеджмента и планирования, в моей жизни инструменты управления делами появились в глубоко взрослом возрасте как вынужденное зло. Можете представить себе, каким стрессом для меня было попасть в ситуацию, когда несколько лет назад мне стало нужно не только свои дела организовывать, но и координировать работу целой команды «Банды умников»?

Я искренне восхищаюсь своими коллегами, которые легко и эффективно планируют своё время, концентрируются на важных вещах, ведут карточки в Trello, записывают дела и задачи не на случайных бумажках, а в специальном блокноте, и он не теряется у них через неделю.

Так вот, ближе к «детскому» вопросу: в работе «Банды» уже полтора года мы используем методологию (идеологию, фреймворк… да неважно!) SCRUM. Вот так в самом начале внедрения выглядели наши SCRUM-доски (сейчас они переехали в электронный вид).

Сказать, что навыки самоорганизации стали камнем преткновения для Никиты и наших отношений с ним — ничего не сказать. Он не только гениально ленив, инертен, «забывчив», изобретателен в отговорках, склонен к прокрастинации, но ещё и абсолютно устойчив к уговорам, подкупу, шантажу, санкциям, социальному давлению, похвалам и всем остальным попыткам заставить его делать что-то, чего ему прямо сейчас почему-то не хочется. Я бы давно отчаялся, если бы не рассказы мамы о моём поведении в детстве, из которых становится понятно, от кого Никите достались эти таланты.

В общем, внедрение Baby-SCRUM было для нас, мягко говоря, серьёзным вызовом, и по итогам полугода можно точно сказать, что это работает. Расскажу вкратце о самой системе и её базовых принципах.

Стикеры с задачами

Начну с этой простой вещи, которая кажется избитой и очевидной, но на самом деле замечательно отражает саму суть Agile-подхода к управлению делами.

Так вот, стикеры с задачами — просто гениальная вещь при умелом использовании. Перечень или список задач — жёсткая, непластичная вещь. Написав перечень задач в блокноте или на доске, уже сложно поменять задачи местами, дописать что-то, разбить какую-то из задач на части, убрать потерявшие актуальность.

Но стоит переписать задачи на клейкие стикеры — и всё приходит в движение! Например, их можно сначала наделать сколько угодно, а потом подумать, в каком порядке их выполнять — и без проблем переклеить. Или часть отложить на будущее. Или переклеить в перечень дел другому человеку. Красота!

Стикеры можно использовать не только на доске, но и в папке или даже в блокноте.

SCRUM-доска

Это командная рубка всей системы, тут наглядно видны все текущие задачи и задачи на ближайшее будущее. В нашем случае доска на холодильнике — это стратегический узел домашней логистики на входе в кухню: хочешь не хочешь, а сталкиваешься с ней десятки раз в день.

SCRUM-доска состоит из колонок, стикеры с задачами продвигаются по ним по мере приближения к состоянию «сделано». Прелесть этих простых действий с переклеиванием стикеров туда-сюда заключается в том, что в повседневных заботах можно оставить в поле зрения только те дела, на которых нужно сфокусироваться, не забивая голову тем, что ещё только предстоит или тем, что уже сделано.

Вот как устроены колонки:

«Бэклог»

Сюда попадают задачи с пока неопределённым сроком выполнения, вроде «надо не забыть когда-то потом при случае сделать». В общем, они на виду, и когда придёт их черёд — про них не забудут.

Например, пришла вам идея, что неплохо бы как-нибудь в выходные сходить в зоопарк. Но, как всегда, когда эти самые выходные наступят, это как-то забудется, и пройдут выходные буднично и бездарно… А вечером воскресенья — бац! Точно, в зоопарк же хотели! Вот если в бэклог писать все идеи на выходные, то прямо вечером пятницы будет просто спланировать выходные.

«Надо»

Это уже не просто идеи, а конкретные задачи, которые нужно сделать на этой неделе. Они туда попадают и из бэклога, и напрямую (например, в школе что-то задали). Часть стикеров тут появляется вечером воскресенья, а часть добавляются в течение недели.

«Делать»

Это задачи на день. Часть задач здесь оказывается вечером накануне, из колонки «надо» или напрямую. Собственно, вечер — это единственное время, когда я вижу Никиту в будни, утром он уезжает в школу намного раньше меня. А часть оперативных задач сюда поступает от Юли (моей жены), это хозяйственные дела по дому, помощь с Алисой (нашей младшей) и всё в этом духе.

«Проверка»

Промежуточная колонка, куда Никита перемещает сделанные (по его мнению) дела. Оттуда они попадают (или не попадают) в «Готово» или в течение дня, после проверки мной или Юлей, или только вечером, когда мы с ним делаем обзор дня.

«Готово»

Сюда задачи попадают из «Проверки», но не всегда. Дело в том, что наше с Никитой мнение относительно «сделанности» дел иногда очень сильно расходится. Например, он считает, что прибрался на кухне, а я вижу оставшуюся на плите грязную сковороду и крошки на столе, и стикер возвращается в «Делать».

SCRUM-доска настолько классный и удобный инструмент, что постепенно там появились и мои собственные хозяйственные дела, а потом появился и отдельный цвет стикеров для Юли.

Ежедневное и еженедельное планирование

Как известно, в квартире вещи могут быть всегда на местах, только если этот порядок постоянно поддерживается — все кладут вещи на место, а не оставляют, где придётся. Точно так же и в организации дел: SCRUM-доска не только должна быть на виду, с ней нужно работать с установленной регулярностью и по чётким правилам. Иначе рано или поздно какие-то задачи окажутся не записанными, какие-то стикеры — не переклеенными, а контроль над состоянием дел утрачен. В общем, её постигнет судьба моих многочисленных блокнотов и ежедневников.

У нас две обязательные процедуры: ежедневный обзор дел и еженедельный обзор.

Ежедневный обзор

Каждый вечер мы с Никитой и Юлей смотрим на доску и оцениваем, что из сегодняшних дел сделано, а что нет. Естественно, Никита очень гордится, если продуктивно провёл день, ну а я, как любой родитель, горжусь не меньше. Если что-то не сделано — обсуждаем причины или возникшие сложности.

Сначала мы смотрим колонку «Проверка». Например, Никита должен был сделать задания в тетради по английскому — тут же её смотрим, даём обратную связь, стикер двигается либо в «Готово», либо, если задания нужно ещё доработать — возвращаем в «Делать».

Потом смотрим колонку «Делать» — что не сделано, что помешало, как это сделать завтра.

Потом колонку «Надо» — дела, которые стоит взять в работу на завтра. Кроме этого, конечно же, можно посмотреть в расписание уроков, график занятий, в календарь, чтобы понять, какие ещё дела на завтра ещё актуальны. Например, если вечером пойдём в гости, то после школы нужно сбегать в магазин за тортом.

Получилось аж несколько абзацев, но на практике такой вечерний обзор занимает пять-десять минут, потому что в обычный будний день обсуждения заслуживает одно-два дела.

Еженедельный обзор

Тоже довольно быстрое дело, минут на 10—15:

• Делаем обзор колонки «Готово». Резюмируем успехи и выводы, после этого освобождаем её от всех стикеров (теоретически можно сохранить для истории и статистики, но мы просто выбрасываем).

• Наполняем колонку «Надо» новыми задачами. Задачи сюда вносятся из «Бэклога», календарей, расписания и просто из головы.

Хотя, как я уже написал, очень важна обязательность и регулярность. У нас, к сожалению, пропускается как минимум 20—30% вечерних обзоров — или я поздно прихожу с работы, или дома обстоятельства совсем не позволяют найти удачный момент. В субботу вечерний обзор не особо нужен, в воскресенье делаем обзор недели и планирование следующей (иногда это сползает на вечер понедельника).

Действия с колонками по времени:

Ещё в процессе обзора и планирования стараюсь больше задавать вопросы, чем указывать, что делать — мы ведь хотим научить Никиту самого контролировать свои дела, распределять приоритеты, выстраивать график.

Обязательные правила

Есть несколько обязательных правил, о которых мы поэтапно договорились с Никитой, чтобы всё это работало. Их немного, часть из них, как мне кажется, универсальны, а часть нужны именно исходя из нашей жизненной ситуации, уклада.

1. Любая задача сразу фиксируется на стикере

Вы сами, наверное, знаете, сколько раз ребёнку нужно сказать «убери вещи в шкаф», чтобы вещи в конце концов там оказались. Одна из целей обучения управлению делами — чтобы человек был сам в состоянии удерживать свои задачи под контролем.

В практическом плане это правило введено для того, чтобы дела Никиты не нужно было отслеживать и напоминать. Иначе зачастую проще сделать что-то самому, чем пять раз напоминать (ведь у ребёнка всегда найдётся какое-то текущее дело поинтереснее) и постоянно следить, выполнено или нет.

Если Никита получает какое-то задание (а это далеко не всегда происходит на планировании), оно сразу же пишется на доску (в «Бэклог», «Надо» или «Делать — смотря что за дело).

Исключение — только дела, которые нужно «всё бросить и сделать» прямо сейчас, вроде «быстро разобрать сумки из магазина». Ну и ещё есть дела, которые выполнить быстрее, чем написать, например, «убрать обувь с прохода на полочку».

2. Есть перечень постоянных обязанностей, которые Никита контролирует сам каждый день

Этих задач не так много, но перечень, конечно же, расширяется со временем. Сейчас это утренний разбор посудомоечной машины, покупка питьевой бутилированной воды, вынос мусора.

А ещё обязательно нужно после школы выполнять хотя бы три хозяйственных поручения, полученных от Юли (я в это время на работе). То есть, придя домой, Никита должен сам в инициативном порядке спросить, что ему нужно сделать, чем помочь, записать это на стикеры и взять в работу.

3. Видео и компьютер — после всех остальных дел

Ну тут всё просто: у Никиты есть ежедневный лимит по времени, которое он может пользоваться компьютером и планшетом. Это дело даже вынесено на отдельный стикер и стоит в «надо» каждый день, но в самом конце перечня дел.

Наша общая цель — чтобы на это дело тоже хватало времени, и мы в этом заинтересованы не меньше его. Наша позиция: «Никита, от жизни нужно получать удовольствие, тебе нравится играть в компьютерные игры — давай стараться, чтобы у тебя на это хватало времени!»

Очень важный, на мой взгляд, момент, заключается в том, чтобы не превращать систему управления делами в «тоталитарную машину». Мы с Никитой обсуждаем планы и дела, но не мы с Юлей указываем каждый день, что и как должно происходить в жизни Никиты. Здесь, как мне кажется, стоит перекладывать на ребёнка ответственность за планирование дел, ответственность за выбор, за принятие многих решений.

Есть область взаимных обязанностей, ведь мы одна семья и совместно ведём домашнее хозяйство, и тут родители как бы являются «начальством». Но обязательно должны быть и задачи, появление и выполнение которых исходит от ребёнка, в выполнении которых заинтересован он сам.

По затратам времени: ведение дел в таком виде требует определённой организованности, но во много раз экономичнее по времени, чем постоянно контролировать дела ребёнка и напоминать по десять раз о том, что ему нужно сделать прямо сейчас.