Как подготовить качественную презентацию

Презентации — это один из самых эффективных способов донести информацию до аудитории. Они отличаются от других выступлений тем, что включают в себя не только текст, но и иллюстрации. И если правильно управлять смыслами и изображениями — ваши презентации будут по-настоящему интересными и цепляющими. Олимпиада «Я — профессионал» расскажет о простом алгоритме, который поможет вам сделать качественную презентацию и проявить себя в университете или на работе.

Первый этап: подготовьтесь к созданию презентации

Главное: определите цель, которую вам нужно достичь с помощью презентации, и пользу, которую вы принесете аудитории

Итак, вам предстоит выступление перед аудиторией. Не стоит сразу открывать PowerPoint, Prezi или Google Презентации. Сначала нужно определить для себя цель презентации и ту пользу, которую она может принести. Разберем на примере.

Ситуация № 1

В университете вам задали подготовить презентацию на историческую тему — допустим, «Ключевые причины Реформации». Ваши цели — разобраться в этом вопросе и получить хорошую оценку. А в чем польза для аудитории? Тема будет на экзамене, поэтому, если вы разберетесь в ней и поможете однокурсникам понять причинно-следственные связи, эти знания пригодятся вам во время сессии.

С такими вводными вы лучшие сориентируетесь в том, какая информация будет необходима для презентации, а какую смело можно отбросить. Так, вы наверняка расскажете про общественное недовольство феодальным строем и католической церковью. А вот глубокие подробности о феодализме и церкви лучше опустить — это уведет вас в сторону от основной темы. Та же схема подойдет и тогда, когда вы готовитесь к презентации по работе.

Ситуация № 2

Предположим, вам нужно презентовать руководителю идею нового продукта, разработкой которого планирует заняться ваш отдел. Ваша цель — получить согласие руководителя и финансирование. А польза для руководства — это те преимущества, которые принесет новый продукт. Например, он может окупиться в короткие сроки и привести новых клиентов. Это позволит увеличить прибыль компании.

В этой ситуации ориентируйтесь в первую очередь на полезное действие для начальства. Пока можно отбросить распределение задач среди сотрудников и детальный рассказ о дизайне нового продукта, зато уместно будет показать анализ рынка, преимущества перед потенциальными конкурентами и прогноз финансовых показателей.

Второй этап: структурируйте информацию

Главное: определитесь с информацией, которая войдет в презентацию; разбейте ее на смысловые единицы и подготовьте план

Каркас презентации — это текст, который ляжет в основу вашего рассказа. Работая с любым текстом — от школьного сочинения до научной статьи — мы обычно опираемся на план. То же самое касается и презентаций. Нельзя просто так перенести на слайды и рассказать всю собранную информацию. Наша речь часто бывает непоследовательной: мы можем перескакивать с одной мысли на другую, тем самым запутывая аудиторию. Именно поэтому вам понадобится план, который поможет логично и понятно донести информацию.

Пунктами плана станут смысловые единицы/блоки. Запишите их, чтобы затем расставить в нужном порядке. Вот несколько примеров смысловых единиц:

• Реформация началась в XVI веке
• инициатором Реформации стал Мартин Лютер
• Реформация была неизбежной

Первые две смысловые единицы самодостаточные. О них можно рассказать подробнее, но доказывать их не требуется, поэтому на каждую из них вам хватит по одному слайда. А вот третий пример — это тезис, который надо подкрепить доказательствами, поэтому ему можно посвятить отдельный раздел презентации.

При этом не стоит два разных тезиса помещать на один экран — это создаст ощущение каши у аудитории, воспринимать информацию будет некомфортно.

Единого алгоритма для плана презентации не существует, поэтому расположите смысловые блоки с учетом пользы, которую вы принесете аудитории, и ваших целей. Если вы рассказываете о каком-то историческом событии, можете выбрать простое решение — хронологический или обратный хронологический порядок.

А если вы, например, презентуете руководителю идею нового продукта, то можете начать с проблемы, которую этот продукт решит. Допустим, ваша компания занимается производством технологичной верхней одежды, а новый продукт — это улучшенная зимняя куртка с климат-контролем: легкая и непромокаемая. Тогда оттолкнуться можно от выявленных проблем покупателей: их зимние куртки тяжелые / промокают / греют на улице, но буквально поджаривают, когда заходишь в общественный транспорт. Расскажите, как новый продукт решит эти проблемы и поможет компании заработать.

Независимо от того, какой план вы составите, постарайтесь выдержать драматургию: в выступлении должны быть понятные вступление, основная часть (или ваши ключевые тезисы) и заключение.

Третий этап: визуализируйте ключевые подробности

Главное: выберите, какие смысловые блоки вы проиллюстрируете; подберите для них наиболее подходящие инструменты визуализации

Итак, у вас собрана информация, готов план и есть понимание, сколько слайдов нужно выделить под каждый смысловой блок. Но предстоит еще одна объемная часть работы — визуализация.

Большой плюс презентаций в том, что сложные или особенно важные элементы рассказа вы можете продемонстрировать наглядно. Вам предстоит определить, что это за элементы, и выбрать инструменты для их визуализации: фотографии, скриншоты (отзывов, сайтов, приложений и так далее), графики и инфографика, географические и исторические карты или любые другие форматы, которые подойдут вашей теме.

Но не стоит добавлять иллюстрации на каждый слайд: во-первых, визуальной информацией можно перегрузить зрителей; во-вторых, вы сэкономите время на работе, которая не добавит пользы вашей презентации.

Четвертый этап: потренируйте выступление

Главное: не пренебрегайте тренировкой; постарайтесь получить обратную связь

Даже если вы разобрались в теме от и до и уверены, что справитесь с выступлением без подготовки, лучше заранее его порепетировать. Так вы поймете, сколько времени занимает ваша презентация, и при необходимости сможете сделать ее короче или объемнее.

Внимание аудитории можно привлечь только хорошей речью, поэтому не нужно читать текст с листа — получится скучно. Но для подстраховки можно взять с собой распечатку или телефон/планшет с важной фактурой, в том числе цифрами, датами и именами.

Если во время репетиции вас послушают друзья или близкие люди — это будет здорово. Они смогут взглянуть на вашу презентацию по-новому и заметить, если между частями выступления ускользает логическая связь или если какой-то тезис раскрыт недостаточно ясно. Если такой возможности нет — постарайтесь отложить вашу презентацию на несколько часов и вернуться к ней, чтобы взглянуть на структуру, внешний вид слайдов и текст свежим взглядом. На этом этапе вносите последние правки.

Общие рекомендации

Мы с вами прошлись по алгоритму подготовки хорошей презентации. Напоследок расскажем несколько технических моментов, которые могут вам пригодиться:

• Выступая перед незнакомой аудиторией, всегда добавляйте слайд-знакомство с вашим именем и другой ключевой информацией о вас.
• Для текста на слайдах постарайтесь использовать шрифт без засечек — он выглядит аккуратнее и лучше читается. Шрифт должен быть достаточно крупным: заголовок — не меньше 32 кегля, основной текст — 24–28.
• Не выносите на слайд слишком много текста — только самое основное, иначе аудитория прочтет его быстрее, чем вы его произнесете, и заскучает. В целом текст слайда и ваша речь не должны дублировать друг друга.
• Если вы выбираете темный цвет шрифта, то фон слайда должен быть достаточно светлым. И наоборот, для светлого текста нужен темный фон. Иначе во время презентации фон и текст будут сливаться.
• Постарайтесь заранее узнать, перед какой аудиторией вы выступаете. Одно дело, если это ваши одногруппники или однокурсники, другое — если это ваши руководители, коллеги-маркетологи, коллеги из IT-отдела или других подразделений. Если это уместно, вы можете предусмотреть форматы интерактива для них: задавать вопросы, давать простые задания. Это хороший способ вовлечения.
• Разрешите на протяжении вашей презентации задавать вопросы — так вы поймете, что интересует людей, которые вас слушают. Хорошо подготовившись заранее, вы сможете немного менять ход выступления, чтобы большее внимание уделить важным для аудитории подробностям.
• Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы в конце презентации. Не переживайте, если не знаете ответа на некоторые из них: вы можете записать контакты человека, который задал вопрос, и вернуться к нему с ответом позднее.

И пусть все ваши презентации проходят на высоте!

Олимпиада «Я — профессионал» — одно из самых масштабных студенческих соревнований в России. Реализуется в рамках федерального проекта «Социальные лифты для каждого» национального проекта «Образование». В 2021/2022 учебном году состоится пятый, юбилейный сезон олимпиады. В число организаторов «Я — профи» входят ведущие российские вузы и более 400 лидирующих компаний, таких как СберБанк, Трубная Металлургическая Компания, Банк ВТБ, Госкорпорация «Росатом», АО «Россельхозбанк», ПАО «Интер РАО», «Газпромбанк» (Акционерное общество), Альянс в сфере искусственного интеллекта и ПАО «Полюс». Технический партнер олимпиады — Яндекс.