Как провести детский конкурс в центре дополнительного образования? Можно собрать детей, объявить конкурс, а потом вручить всем за участие сладкие призы. Но если цель — провести серьёзные соревнования с призовым фондом, то без правил, а значит и правовой поддержки, не обойтись. Своими лайфхаками делится наш блогер Юлия Медведева.

Во многих учреждениях среднего, высшего и дополнительного образования проводятся соревновательные мероприятия различных форматов: конкурсы, состязания, хакатоны (форумы разработчиков). К сожалению, обучающих актуальных материалов на эту тему не так уж много, известные юристы предпочитают разрешать фундаментальные или, наоборот, более злободневные правовые коллизии. Проблема между тем никуда не уходит, а с активным развитием системы допобразования (кружков или ЦМИТов) становится более актуальной. У меня уже есть опыт по юридическому сопровождению таких состязаний (для простоты буду называть их конкурсами) и свои секреты и лайфхаки, которыми я рада поделиться с вами!

В этом посте я затрону общие принципы организации юридической работы и разработки документации по конкурсам, объясню специфику той или иной формы соревнований как в практическом, так и в юридическом значении. Возможно, вам покажется, что я объясняю очевидные вещи, но в спешке и угаре во время подготовки к соревнованиям про них очень просто забыть.

Принципы организации юридической работы по проведению конкурсов или состязаний:

1. Координация рисков

Всегда держите в голове, что конкурс с момента запуска и до момента награждения — поле повышенной неопределённости и потенциальной конфликтности. Будут участники, которые не поняли положения конкурса, у которых возникнут вопросы или которые будут недовольны своими результатами. Здесь всегда работает закон Мёрфи. Хорошо продумайте юридические риски, проработайте потенциальные конфликтные ситуации, чтобы у вас заранее был готов ответ.

Лайфхак: для координации рисков я вживаюсь на какое-то время в роль самого недовольного участника, который задаёт максимально неудобные или дурацкие вопросы. Мои коллеги обычно слышат в таких случаях фразу: «Вот найдётся же какой-нибудь дотошный Вася, который обязательно спросит…» Поставьте себя на место дотошного Васи и подумайте, что было бы непонятно вам.

2. Прозрачность

Документы, которые вы готовите по конкурсу, должны быть максимально понятными, прозрачными и логичными. Процедуры отбора участников и критерии оценивания победителей, так же как и методика расчёта количества победителей, должны быть понятны даже стороннему наблюдателю.

Помните, что положение о конкурсе необходимо вывешивать на сайте организации, проводящей конкурс. Здесь нам снова помогает дотошный Вася. Помните, что такой может возникнуть на самом деле. В случае, если у него возникнут вопросы или недовольство, вы от него просто так не отобьётесь. Это заканчивается долгой и нудной перепиской, объяснениями, запросами, а иногда и жалобами. Оно нам нужно? Не нужно.

3. Документирование важнейших итераций по конкурсу

Иными словами, по каждому этапу конкурса нужно собирать и хранить документы. С партнёрами можно заключать соглашения о сотрудничестве (это особенно актуально, если вы дружите с какой-нибудь корпорацией или крупной компанией), а если вы проводите такой конкурс совместно с другой организацией, то положение о проведении конкурса утверждается и вами, и соорганизатором.

Старт конкурса, формирование оргкомитета и утверждение положения должны оформляться приказом, каждое решение оргкомитета — протоколом (с приложениями в виде оценочных таблиц), список победителей также утверждается приказом. В протоколах отражаем ключевые моменты (собственно, принятые решения), а также моменты, требующие фиксации (значимые моменты выступления членов оргкомитета, например).

Зачем это нужно? Чтобы не было вопросов у контролирующих органов. Про дотошного Васю также не забываем. Да, всегда есть соблазн ограничиться самыми важными точками: положением о конкурсе и приказом об утверждении победителей (или вовсе только положением). Да, всё это оформлять долго и нудно. Но в случае, когда у вас этих документов нет, доказать, что ты прав и действуешь в рамках правового поля, становится значительно сложнее.

4. Соблюдение сроков

К проведению конкурса нужно готовиться заранее, чтобы потом в спешке и аду не заниматься пересогласованием документов для него. Помните, что на подготовку, согласование и подписание протоколов тоже потребуется какое-то время (особенно если нужно расшифровывать аудиозаписи).

Лайфхак: на протоколах можно проставить только подписи председателя и секретаря, чтобы потом не собирать в мучениях подписи всех членов оргкомитета. Не забывайте собирать электронный архив в сканах, особенно это касается трудновосстанавливаемых документов (например, экспертных листов или протоколов с большим количеством подписей). Да, возможно, это очевидно, но тот, кто хоть раз в огне бегал и восстанавливал потерянный документ, поймёт, о чём я говорю.

5. Защита персональных данных

Не забывайте о сборе согласий на обработку персональных данных, благо сейчас это сделать достаточно легко: можно вкрутить согласие на обработку в анкету регистрации участника, если вы делаете регистрацию через сайт.

Лайфхак: если вы планируете передавать данные третьим лицам, к примеру партнёрам конкурса, пропишите эту возможность в согласии. Не забудьте указать ИНН, наименование и, по возможности, адрес места нахождения этих юридических лиц.

Иллюстрация: Shutterstock (jossnat)